Yhä useammissa organisaatioissa suuri osa työstä tehdään erilaisina projekteina. Kun asiakastyössä tarpeet ja tavoitteet – tätä myötä vaadittava osaaminen – vaihtelevat, järkevintä on koota sopivista osaajista projektitiimi tekemään tietty kokonaisuus. Asian valmiiksi saatuaan tiimi hajaantuu tahoilleen, seuraavaan projektiin muodostetaan uusi kokoonpano.

Niissäkin organisaatiossa, joissa liiketoiminta ei synny projekteista, työtä tehdään enenevissä määrin vaihtuvissa monialaisissa tiimeissä. Joskus projektit ovat niin pitkiä, että projektitiimistä tulee jäsenilleen tiivis yksikkö. Useimmiten projekteja on useita, limittäin ja päällekkäin, jolloin tunne tiimistä voi jäädä hataraksi.

Projektityö haastaa meille ihmisille niin tärkeää kuulumisen tunnetta, joka pandemian ja sen jälkeisen hybridiajan pyörteissä on muutoinkin koetuksella.

Työn projektimaisuus ja muuttuvat ryhmät synnyttävät helposti ristiriidan työn vaatimusten ja ihmisen luontaisten käyttäytymistaipumusten ja reagointitapojen välille. Vaihtuvia projektitiimejä käytetään yleensä juuri siksi, että ratkaistavat ongelmat ovat niin monimutkaisia ja liittyvät niin kompleksiseen ja ennakoimattomaan toimintaympäristöön, ettei niitä ole mahdollista ratkaista yksilötyönä tai yhden tiimin sisällä. Muuttuvien tiimien jäsenten on siis ratkottava monimutkaisia, usein kriittisen tärkeitä ongelmia aina uusien ihmisten kanssa, uudenlaisessa ryhmässä, todennäköisesti aikapaineen alla.

Luovuus ja yhteistyö on meille ihmisille helpointa tutussa ympäristössä, ja projektitiimien yhteistyötä haastaa vahvasti ihmisen luontainen biologia, se, että:

• olemme luonnostamme varautuneita uuden edessä (niin ihmisten kuin asioiden) ja taipuvaisia havaitsemaan riskejä, niin fyysisiä kuin sosiaalisia. Lähtöasetuksemme on siis olla piikit pystyssä elämän eteen heittämien uhkien edessä.
• tarvitsemme tunnetta turvasta voidaksemme ratkoa monimutkaisia ongelmia, kehitellä luovia ideoita ja tehdä yhteistyötä.

Lajina olemme siis yhä useammin haastavassa ympäristössä, kun toimimme useissa projekteissa ja vaihtuvissa tiimeissä toimiessamme. Käytännössä tämä näkyy projektien erinomaista heikompina suorituksina, innovatiivisen sijaan kohtuullisen tavanomaisina ratkaisuina, pitkäksi menneinä aikatauluina, ylitettyinä budjetteina ja tiimin jäsenten kuormittumisuhkana tai sitoutumattomuutena. Mitä voisimme tehdä toisin?

Unohdettu ihmisjohtaja

Vähän paradoksaalista on, että vaikka projektimaisen toiminnan kautta syntyy jatkuvasti iso osa tuotetusta arvosta, projektin vetäjää tai projektipäällikköä ei ehkä edelleenkään nähdä organisaatioissa samanlaisena ihmisten johtamisen ydinroolina kuin linjaesihenkilöä eikä hyvinvointiin ja yhteishenkeen projektitiimeissä useimmiten ehditä tai nähdä tärkeäksi kiinnittää samanlaista huomiota kuin linjaorganisaation tiimeihin. Näin kuitenkin kannattaisi tehdä, sillä saavutettavaa on paljon. Olosuhteet projektitiimien suorituskyvylle rakennetaan paikallisesti.

Erot projektitiimien suorituskyvyssä ovat usein merkittäviä saman organisaation sisällä. Vaikka toiminnan rakenteilla ja yhteisillä pelisäännöillä on keskeinen osansa suorituskyvyn rakentamisessa, merkittävin suorituskykyyn vaikuttava tekijä on tiimien psykologinen turvallisuus eli luottamus siihen, että tiimissä voi olla oma itsensä, myöntää mokanneensa ja kysyä tyhmiä kysymyksiä. Suorituskyky syntyy siis siitä, että autetaan tiimin jäseniä tuntemaan olonsa mahdollisimman nopeasti turvalliseksi osana uusien ihmisten ryhmää ja siten saamaan paras potentiaalinsa käyttöönsä.

Miten rakentaa psykologista turvallisuutta - pikana?

Kuulutko siihen joukkoon, joka tekee työtään vaihtuvien ryhmien jäsenenä ja tavoitteenasi on tuottaa erinomaisia ja uudenlaisia ratkaisuita tiukassa aikataulussa ja haluatko tehdä jotain toisin? Psykologisen turvallisuuden rakentamiseen kannattaa keskittyä. Seuraavat asiat voi nostaa yhteiseen keskusteluun niin projektipäällikkö, tiimiesihenkilö kuin yksittäinen tiimin jäsen:

1. Kirkasta tavoite ja varmista selkeät toiminnan rakenteet

Yhteinen tavoite sitoo tiimiä yhteen ja auttaa näkemään kunkin roolia kokonaisuudessa. Rakenteet tuovat selkeyttä ja turvaa, kun työtä tehdään vaihtuvissa kokoonpanoissa. Tieto siitä, ketkä tiimiin kuuluvat ja missä roolissa henkilöt toimivat auttaa ennakoimaan, mitä toisilta voi odottaa ja avittaa yhteistyötä.

2. Näytä esimerkkiä

Nosta yhteiseen keskusteluun yhteistyön, luottamuksen ja psykologisen turvallisuuden merkitys tavoitteessa onnistumisen kannalta. Näytä itse esimerkkiä osoittamalla kiinnostusta toisiin ihmisiin ja erilaisten näkökulmien ja vaihtoehtojen ymmärtämiseen. Osoita luottavasi toisiin uskaltamalla tuoda esiin ääneen sanomattomat kysymykset ja ihmetykset ja epävarmuudet.

3. Auta ihmisiä liimautumaan tiimiin

Tiimin rakentumisvaiheessa kannattaa tietoisesti käyttää aikaa siihen, että sen jäsenet tutustuvat toisiinsa ihmisinä. Ihmiset sitoutuvat työssään toisiin ihmisiin - henkilökohtainen suhde muihin tiimin jäseniin palkitsee, innostaa ja sitouttaa parhaat asiantuntijat organisaatioon. Tämä kannattaa erityisesti muistaa hybridiaikana ja tietoisesti luoda tutustumisen ja kohtaamisen hetkiä. Ja kun toisen ajattelua ja toimintamalleja ymmärtää, on helppo olla myös armollinen heikkouksia kohtaan. Tarkastelkaa säännöllisesti yhteistyön sujumista, puuttukaa haasteisiin ja hoitakaa tiimityötä.

Mistä psykologinen turvallisuus kumpuaa ja miksi siihen kannattaa kiinnittää huomiota?

P.S. Räätälöimme tiimivalmennuksistamme projektitiimeille kohdennetun setin. Jos kiinnostut, ole yhteydessä.

Kirjoittaja, Paula Louet, työskentelee Momentouksessa seniorikonsulttina ja aika ajoin suorastaan häkeltyy siitä, mitä luottamus ja psykologinen turvallisuus saavat työpaikoilla aikaan.

(13.6.2022)