(Työ)elämää ja suorahakua

Ajatuksiamme (työ)elämästä, suorahausta ja johtamisesta, kirjoittajina Momentouksen ja kumppaneidemme asiantuntijat.

Palaa blogin etusivulle

Parempia etätapaamisia – onko niitä?

Me Momentouksella olemme monien muiden mukana siirtyneet tyystin etäelämään: etätyöhön, etäkokouksiin, etätapaamisiin, etähaastatteluihin ja etäehdokasesittelyihin. Nyt kun olemme koronaviruksen pakottamina pari kuukautta harjoitelleet etätyötä ja etäkokouksia, olemme huomanneet, että tehokkaiksi mielletyt etäkokoukset Teamsilla, Zoomilla tai Skypellä eivät sitä välttämättä olekaan; pahimmassa tapauksessa työn tehokkuus on suorastaan kääntynyt laskuun. Usein syynä on osallistujien ’multitasking’ (käsi pystyyn: kuinka moni on tehnyt lounasta etäkoululaiselle samaan aikaan?) etäkokouksen aikana tai selkeiden järjestelyiden, ohjeiden ja agendan puuttuminen. Aika usein myös joku tai jotkut osallistujista dominoivat keskustelua muiden roikkuessa linjoilla mikrofoni mykistettynä. Ei kovin hedelmällistä, eihän.

Jos sinun etätapaamisesi sujuvat tehokkaasti, voit lopettaa lukemisen tähän. Me muut voisimme ottaa ryhtiliikkeen ja tehdä vaikka näin:

Käytä videota. Video lisää osallistujien keskittymistä vähentämällä – tai suorastaan estämällä – samanaikaista muuta tekemistä. Sitä paitsi viestin perillemeno helpottuu, kun näet muiden osallistujien ilmeet ja eleet. Videokuva luo myös illuusion yhteisestä kokoustilasta ja vähentää eristyneisyyden tunnetta, joka koronan myötä on totisesti tullut tutuksi.

Valmistaudu etukäteen. Jos olet etäkokouksen järjestäjä tai kokoonkutsuja, mieti kokouksen agenda ja tavoite sekä lähetä se ja muu mahdollinen materiaali etukäteen tutustuttavaksi. Jos olet osallistuja, lue saamasi aineisto ennakkoon, älä kokouksessa.

Pidä kiinni aikataulusta, johda kokousta ja osallista. Aloita ja lopeta kokous ajallaan, muista tauot ja ilmaise selvästi, mitä tuleman pitää. Yksi hankalimmista asioista etäkokouksessa on osallistaminen niin, etteivät osallistujat puhu toistensa päälle. Puheenvuorojen antaminen on keino ehkäistä tätä. Varmista myös, että jokaisen halukkaan ääni tulee kuulluksi esim. kiertävällä puheenvuorolla, virtuaalisella kädennostolla tai chat- tai äänestystoiminnolla. Osallistamalla saat jokaisen äänen kuuluviin ja heidät keskittymään agendaan. Joskus erillisen fasilitaattorin nimeäminen voi helpottaa keskustelua ja auttaa muita osallistujia keskittymään tapaamisen sisältöön. Fasilitaattori voi myös seurata kokouksen ”pulssia” ja varmistaa, että jokaisen halukkaan ääni tulee kuuluviin. Fasilitaattori voi myös toimia teknisenä tukena ja oppaana tapaamiselle.

Muista check-in. Kysy osallistujilta, mitä kuuluu. Mitä odotuksia heillä on sekä onko heillä jotain häiriötekijöitä, jotka estävät läsnä olemisen? Kysyminen lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ja inhimillisyyttä, joka helposti jää puuttumaan virtuaalisessa kommunikaatiossa.

Lopuksi: Kerää reaaliaikaista palautetta. Laadukkaan palautteen kerääminen voi olla hankalaa virtuaalisessa ympäristössä. Siinä auttavat erilaiset reaaliaikaset palautetyökalut kuten Poll Everywhere tai Howspace. Tulokset voi pitää näkyvillä erillisen linkin kautta, jotta itse etätapaamisen videolähetys ei häiriinny. Ohjeista osallistujat etukäteen ohjelmasta toiseen vaihdettaessa.

Mitä muita hyväksi havaittuja keinoja on etäkokouksen tai -tapaamisen tehostamiseksi? Jaa vinkkisi meille muillekin – näyttää siltä, että pidämme etätapaamisia vielä hyvän aikaa.

**

Etäkokouksista on tullut koronan myötä arkipäivää kirjoittajille, research-konsultti Mikko Jäppilälle ja asiakaskokemuspäällikkö Satu Kivistölle. Normaaliolosuhteissa he molemmat tapaavat muita mieluummin saman pöydän ääressä kasvokkain.