Tietosuojakäytäntömme

Rekisterinpitäjä

Momentous Oy
Y-tunnus 2443137-4
Mannerheiminaukio 1 A, 3 krs., 00100 Helsinki
+358 (0)10 850 6900
lotta.moring@momentous.fi

Rekisterin nimi

Työnhakijoita ja työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöitä koskevia tietoja sisältävä rekisteri

Momentous Oy (jäljempänä Momentous) käsittelee henkilötietoja noudattaen henkilötietojen käsittelytoimenpiteissämme soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä ja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia säännöksiä ja periaatteita. Momentous on osa Barona Group Oy:tä.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Momentous käsittelee henkilötietoja toiminnassaan.

Henkilötietojen käsittelyn tavoitteet

Momentouksen keräämien henkilötietojen käsittelyn tavoitteena on, että työnhakijat ja työtä tarjoavat toimeksiantajayritykset kohtaavat tehokkaasti. Tätä tarkoitusta varten Momentous kerää toimeksiantoihin soveltuvista ehdokkaista sekä työhakijoiksi rekisteröityneistä henkilöistä heidän työllistymistään Momentouksen asiakasyrityksiin palvelevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojen suojaan. Heidän henkilötietoja käsitellään ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla.

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Momentouksen ja sen kanssa kulloinkin asiakkaana olevan toimeksiantajayrityksen suorahakutoimeksiannon toteuttaminen ja asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen; Momentouksen liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen, markkinatutkimukset sekä ehdokasviestintä, ehdokas- ja asiakaspalautekyselyt ja tilastointi.

Keräämme henkilötietoja ainoastaan ylläoleviin tarkoituksiin. Ehdokkaan henkilötietojen lähtökohtainen tarkoitus on käynnissä olevan asiakasyrityksen rekrytointitoimeksianto. Henkilötietoja käytetään ja säilytetään muihin toimeksiantoihin liittyen ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.

Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisterissä käsitellään seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

  • ehdokkaan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), sukupuoli, syntymäaika
  • ehdokkaaseen liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi, kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen
  • ehdokkaan henkilö- ja soveltuvuusarvionteihin liittyvä tiedot
  • ehdokkaan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu
  • ehdokkaan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
  • toimeksiantajayhteisön yhteyshenkilö/-iden nimi, titteli ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • toimeksiantajayhteisön asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet
  • palveluun liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle toimeksiantajayhteisölle ehdokkaan esittely on lähetetty.

Mistä tieto on peräisin?

Henkilörekisterissä olevat tiedot on saatu pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, tapaamisissa tai asiakastilaisuuksissa. Tietoja voidaan kerätä myös ehdokkaan lähettämästä hakemuksesta ja ansioluettelosta ja hänen itsensä ilmoittamilta suosittelijoilta. Henkilötietoja voidaan kerätä ja ylläpitää myös kolmansien osapuolien kuten julkisista yritysten tai viranomaisten ylläpitämistä tietolähteistä ja rekistereistä oikeutetun edun nojalla. Näissä tapauksissa rekisteröidyille ilmoitetaan kohtuullisen ajan puitteissa suostumuksen takaamiseksi.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn ehdokkaan henkilötietoja säilytetään kaksi (2) vuotta hakemuksen jättämisestä tai siitä, kun ehdokkaalta on varmistettu lupa jatkaa tietojen säilyttämiseen. Tietoja voidaan käsitellä myös muiden mahdollisten asiakasyrityksille toteutettavien rekrytointitoimeksiantojen yhteydessä rekisteröidyn suostumuksella. Tarvittaessa tietoja voidaan säilyttää yhdenvertaisuuden toteuttamiseksi tai sen asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi lakiin perustuvan velvoitteen nojalla yllämainittua ajanjaksoa kauemmin. Mikäli henkilö tulee valituksi asiakasyrityksen tehtävään, tietoja voidaan säilyttää pidempään.
Toimeksiantajayhteisön ja -yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan, kun asiakassuhteen hoitoon tai markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto vanhentunut.

Tietojen luovutus

Rekisteriin tallennettuja ehdokkaita koskevia henkilötietoja luovutetaan tämän antaman suostumuksen perusteella Momentouksen asiakkaina oleville toimeksiantajayhteisöille suorahakuprosessin yhteydessä. Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta suorahakuprosessin ulkopuolelle.

Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Momentous ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.

Henkilötietoja säilytetään pääosin palveluntarjoajiemme EU/ETA-alueella sijaitsevilla palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Momentouksen käyttämät palveluntarjoajat, jotka toimivat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella noudattavat Privacy Shield -periaatteita siirtäessään henkilötietoja ETA-alueelta.

Rekisterin suojaus

Sähköiset tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin, käyttöoikeuksin ja muilla tietoturvateknisin keinoin suojattuja. Mahdolliset manuaaliset tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja asetuksia. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja, ja joilla on kullakin oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
  • pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista
  • tietyin edellytyksin vastustaa käsittelyä
  • tietyin edellytyksin saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja
  • peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos tietojen käsittely on perustunut suostumukseen.

Jos haluat esittää tarkastuspyynnön tai pyynnön virheellisen tiedon korjaamisesta tai tietojen poistamisesta, tai sinulla on kysyttävää liittyen oikeuksiisi tai tähän tietosuojaselosteeseen, voit olla meihin yhteydessä henkilökohtaisesti ja kirjallisesti osoitteella lotta.moring@momentous.fi.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuojavirastolle), jos hän katsoo, että hänen lainmukaisia oikeuksiaan on loukattu.