Rekisterinpitäjä

Momentous Oy, Mannerheiminaukio 1 A, 00100 Helsinki Y-tunnus 2443137-4 privacy@momentous.fi

Rekisterin nimi

Suorahaun ja johdon kehittämisen toimeksiantoihin osallistuvien yksityishenkilöiden ja työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöitä koskevia tietoja sisältävä rekisteri

Momentous Oy (jäljempänä Momentous) käsittelee henkilötietoja noudattaen henkilötietojen käsittelytoimenpiteissämme soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä ja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia säännöksiä ja periaatteita. Momentous on osa Bravedo Oy:tä.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Momentous käsittelee suorahaun ja johdon kehittämisen toimeksiantoihin osallistuvien yksityishenkilöiden ja työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöiden henkilötietoja toiminnassaan.

Henkilötietojen käsittelyn tavoitteet

Momentouksen keräämien henkilötietojen käsittelyn tavoitteena on, että työnhakijat ja työtä tarjoavat toimeksiantajayritykset kohtaavat tehokkaasti. Tätä tarkoitusta varten keräämme toimeksiantoihin soveltuvista ehdokkaista sekä työnhakijoiksi rekisteröityneistä henkilöistä heidän työllistymistään asiakasyrityksiimme palvelevia tietoja. Työnantajien yhteyshenkilöistä keräämme toimeksiannon toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja myös toimeksiantajayrityksen toimivan johdon kehittämisen palveluissa, jotka sisältävät soveltuvuusarviointeja, itsearviointeja ja haastatteluita.

Rekisteröidyllä on oikeus yksityisyydensuojaan. Käsittelemme heidän henkilötietojaan ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla.

Rekisterin käyttötarkoitus, oikeusperuste ja mistä tieto on peräisin?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Momentouksen ja sen kanssa kulloinkin asiakkaana olevan toimeksiantajayrityksen toimeksiannon (suorahaku, johdon kehittäminen) toteuttaminen ja asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen; Momentouksen liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen, markkinatutkimukset sekä ehdokasviestintä, ehdokas- ja asiakaspalautekyselyt ja tilastointi. Keräämme henkilötietoja ainoastaan edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Henkilörekisterissämme olevat tiedot olemme saaneet pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, tapaamisissa tai asiakastilaisuuksissa.

Ehdokkaan henkilötietojen lähtökohtainen tarkoitus on käynnissä olevan asiakasyrityksen rekrytointitoimeksianto. Käytämme ja säilytämme henkilötietoja muihin toimeksiantoihin ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.

Kun hakija jättää hakemuksensa tehtäväkohtaiseen ilmoitushakuun, hän ilmaisee samalla suostumuksensa tietojensa käsittelyyn kyseisessä rekrytoinnissa. Mikäli hän haluaa tietojaan käsiteltävän myös muissa rekrytointiprosesseissa, pyydämme häneltä erillistä suostumusta siihen.

Avoimen hakemuksen jättäneiden henkilötietojen käsittely perustuu hakijan antamaan suostumukseen käyttää hänen tietojaan Momentouksen asiakasyritysten suorahakurekrytointeihin.

Suorahakuehdokkaiden henkilötietoja voimme kerätä alkukartoituksen osalta myös kolmansien osapuolien kuten julkisten yritysten tai viranomaisten ylläpitämistä tietolähteistä ja rekistereistä oikeutetun edun nojalla. Alkukartoitus tarkoittaa suorahaussa sopivien henkilöiden kartoitusta työmarkkinoilta avoinna olevaa tehtävää varten. Keräämämme tiedot ovat yhteystietojen lisäksi tiedot työhistoriasta ja koulutuksesta. Alkukartoituksen jälkeen olemme yhteydessä suorahakuehdokkaaseen kohtuullisen ajan puitteissa ja kysymme hänen suostumustaan osallistua suorahakutoimeksiantoon ja henkilötietojen käsittelyyn.

Toimeksiantajayrityksen toimivan johdon kehittämisen palveluissa osallistujien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, ja henkilötiedot ovat peräisin henkilöltä itseltään hänen toimittamastaan materiaalista, haastatteluista ja soveltuvuusarvioinneista. Käytämme ja säilytämme näitä henkilötietoja ainoastaan tähän tarkoitukseen.

Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisterissä käsittelemme seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

  • perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), sukupuoli, syntymäaika
  • erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen
  • henkilö- ja soveltuvuusarvionteihin liittyvä tiedot
  • edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu
  • työnhakua koskevat tiedot kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
  • toimeksiantajayhteisön yhteyshenkilö(ide)n nimi, tehtävänimike ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • toimeksiantajayhteisön asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet
  • palveluun liittyvät tiedot kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle toimeksiantajayhteisölle ehdokkaan esittely on lähetetty.
Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn ehdokkaan/hakijan henkilötietoja kaksi (2) vuotta hakemuksen jättämisestä tai siitä, kun olemme varmistaneet rekisteröidyltä luvan jatkaa tietojen säilyttämistä. Rekisteröidyn suostumuksella voimme käsitellä tietoja myös muiden mahdollisten asiakasyrityksille toteutettavien rekrytointitoimeksiantojen yhteydessä.

Toimeksiantajayrityksen toimivan johdon kehittämisen palveluissa osallistujien henkilötietoja säilytetään, kunnes toimeksianto katsotaan päättyneeksi, kuitenkin viimeistään vuoden (1) kuluttua toimeksiannon aloittamisesta.

Säilytämme henkilötietoja myös rekrytointiprosessin tasa-arvoisuuteen liittyvän kanteen todistusvelvollisuuden täyttämiseksi ja mahdollistamiseksi. Ensisijaisesti osoitusvelvollisuus tasa-arvoisesta päätöksenteosta on työnantajana toimivalla Momentouksen asiakasyrityksellä, mutta Momentouksella voi kuitenkin olla todistusvelvollisuus päätöksentekoon liittyvänä asiantuntijaorganisaationa.

Mikäli ehdokas tulee valituksi asiakasyrityksen tehtävään, säilytämme tietoja Momentouksen sopimusvelvotteiden mukaisesti niin kauan kuin henkilö on kyseisen yrityksen palveluksessa, kuitenkin enintään viiden (5) vuoden ajan. Säilytettäviä tietoja ovat silloin nimi, yritys ja tehtävänimike.

Toimeksiantajayhteisön ja -yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Poistamme henkilötiedot, kun asiakassuhteen hoitoon tai markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto vanhentunut.

Tietojen luovutus

Rekisteriin tallennettuja ehdokkaita/hakijoita koskevia henkilötietoja luovutamme tämän antaman suostumuksen perusteella Momentouksen asiakkaina oleville toimeksiantajayhteisöille suorahakuprosessin yhteydessä. Säilytämme ehdokkaiden/hakijoiden tietoja aina luottamuksellisesti eikä heidän antamiaan hakemustietoja luovuteta suorahakuprosessin ulkopuolelle.

Toimivan johdon kehittämisen palveluissa osallistujien henkilötietoja luovutetaan suostumukseen perustuen ainoastaan palvelun tilanneelle toimeksiantajayritykselle.

Luovutamme rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Emme luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.

Säilytämme henkilötietoja pääosin palveluntarjoajiemme EU/ETA-alueella sijaitsevilla palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Käyttämämme palveluntarjoajat, jotka toimivat Yhdysvalloissa, noudattava Privacy Shield -periaatteita siirtäessään henkilötietoja ETA-alueelta. Momentous ei siirrä Yhdysvaltojen lisäksi tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tutustu Privacy Shield-periaatteisiin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Momentous ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin suojaus

Sähköiset tiedot keräämme tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin, käyttöoikeuksin ja muilla tietoturvateknisin keinoin suojattuja. Mahdolliset manuaaliset tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Hävitämme tarpeettoman manuaalisen ja sähköisen aineiston tietoturvallisesti Momentouksen poistoprosessista sovittujen käytänteiden mukaisesti ja nimettyjen vastuuhenkilöiden toimesta. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja, ja joilla on kullakin oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus

  • pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
  • pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista
  • tietyin edellytyksin vastustaa käsittelyä
  • tietyin edellytyksin saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja
  • peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos tietojen käsittely on perustunut suostumukseen.

Jos haluat esittää tarkastuspyynnön tai pyynnön virheellisen tiedon korjaamisesta tai tietojen poistamisesta, tai sinulla on kysyttävää liittyen oikeuksiisi tai tähän tietosuojaselosteeseen, voit olla meihin yhteydessä henkilökohtaisesti ja kirjallisesti osoitteella privacy@momentous.fi.

Sinulla on rekisteröitynä oikeus myös tehdä asiasta valitus Tietosuojavaluutetun toimistolle (kansallinen valvontaviranomainen), jos katsot, että lainmukaisia oikeuksiasi on loukattu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät täältä.

(Päivitetty 27.11.2019)