Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Meille Momentouksella on tärkeää, että voit kanssamme toimiessasi luottaa meidän käsittelevän henkilötietojasi huolellisesti, läpinäkyvästi ja yksityisyyden suojastasi huolehtien. Noudatamme henkilötietojasi käsitellessämme tarkoin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä ja pyrimme aina toimimaan hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme.

2. Miksi ja mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi vain seuraavia, erikseen määriteltyjä tarkoituksia varten. Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on Momentouksen ja sen kanssa kulloinkin asiakkaana olevan toimeksiantajayrityksen käynnissä olevan toimeksiannon (suorahaku, johdon kehittäminen, henkilöarviointi) toteuttaminen ja asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen; Momentouksen liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen, markkinatutkimukset sekä ehdokasviestintä, ehdokas- ja asiakaspalautekyselyt ja tilastointi. Käytämme ja säilytämme henkilötietoja muihin toimeksiantoihin ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Keräämme henkilötietoja ainoastaan edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Rekisterissä käsittelemme seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymäaika
erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi kuten koulutus, ammatillinen osaaminen, erityisosaaminen (esim. kielitaito)
henkilö- ja soveltuvuusarviointien tulokset
edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu
työnhakua koskevat tiedot kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
toimeksiantajayhteisön yhteyshenkilö(ide)n nimi, tehtävänimike ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
toimeksiantajayhteisön asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet
palveluun liittyvät tiedot kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle toimeksiantajayhteisölle ehdokkaan esittely on lähetetty.

3. Minkä oikeusperusteen nojalla käsittelemme henkilötietojasi?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu johonkin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen oikeusperusteeseen. Käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

Sopimus: Toimeksiantajayritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään toimeksiannosta tehdyn sopimuksen perusteella.

Lakisääteinen velvoite: Käsittelemme joitain henkilötietoja suoraan lain nojalla. Tällaisia tietoja on muun muassa. tieto soveltuvuudesta sellaiseen tehtävään, johon on asetettu lakisääteisiä soveltuvuusvaatimuksia.

Oikeutettu etu: Kun oikeutettua etua käytetään käsittelyperusteena, arvioimme ja punnitsemme edun olemassaolon ja merkityksen huolellisesti tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla ja huolehdimme, ettei käsittely aiheuta sinulle kohtuutonta haittaa tai riskiä. Suorahakuehdokkaiden henkilötietoja voidaan alkukartoituksen osalta kerätä oikeutetun edun nojalla. Alkukartoitus tarkoittaa suorahaussa sopivien henkilöiden kartoitusta työmarkkinoilta avoinna olevaa tehtävää varten. Keräämämme tiedot ovat yhteystietojen lisäksi tiedot työhistoriasta ja koulutuksesta. Alkukartoituksen jälkeen olemme yhteydessä suorahakuehdokkaaseen kohtuullisen ajan puitteissa ja kysymme hänen suostumustaan osallistua suorahakutoimeksiantoon ja henkilötietojen käsittelyyn.

Suostumus: Toimeksiantoihimme osallistuvien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus.

4. Mistä saamme käsittelemämme henkilötiedot?

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Toimeksiantoon (suorahaku, johdon kehittäminen, henkilöarviointi) osallistuvien henkilötiedot ovat peräisin henkilöltä itseltään hänen toimittamastaan materiaalista, haastatteluista ja soveltuvuusarviointimenetelmien tuloksista . Laissa erikseen määritellyissä erityistilanteissa saatamme kerätä tietoja myös ulkopuolisista lähteistä, kuten viranomaisten rekistereistä. Suorahakuehdokkaiden henkilötietoja voidaan kerätä alkukartoituksen osalta myös kolmansien osapuolien, kuten julkisten yritysten tai viranomaisten, ylläpitämistä tietolähteistä ja rekistereistä. Voimme myös saada henkilötietojasi muilta konserniyhtiöiltä kuten kuvattu kohdassa Henkilötietojen luovutukset.

5. Keille luovutamme tai siirrämme henkilötietojasi?

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä esimerkiksi myy, vuokraa tai muutenkaan tarpeettomasti paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille.

5.1. Henkilötietojen luovutukset

Luovutuksella tarkoitetaan tapahtumaa, jossa rekisterinpitäjä (tässä Momentous) antaa henkilötietoja jollekin kolmannelle osapuolelle ja tämä kolmas osapuoli käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa – ei siis Momentouksen lukuun. Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville toimijoille:

asiakasyritysten edustajien yhteystietoja voidaan luovuttaa Bravedo-konserniin kuuluville toisille yhtiöille
viranomaiselle voidaan luovuttaa joitakin tietoja lainsäädännön niin vaatiessa
toimeksiannon yhteydessä asiakasyritykselle voidaan luovuttaa arviointiraportti tai muu toimeksiannon raportointiin liittyvä tieto
yritysjärjestelyn yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn tietoihin.

5.2. Henkilötietojen siirrot

Henkilötietojen siirrolla tarkoitetaan tilannetta, jossa rekisterinpitäjä antaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle käsiteltäväksi rekisterinpitäjän itsensä lukuun. Esimerkiksi jonkin käsittelytoimen, kuten palkanlaskennan, ulkoistaminen toiselle yritykselle edellyttää yleensä henkilötietojen siirtämistä.

Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käyttämämme palveluntarjoajat ovat sopimuksilla sitoutuneet varmistamaan, että kaikessa henkilötietojesi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

6. Miten turvaamme henkilötietosi?

Suojaamme asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvakeinoilla henkilötietojasi häviämiseltä, oikeudettomalta pääsyltä ja muulta väärinkäytöltä. Sähköisiä tietokantojamme suojataan mm. palomuureilla, salasanoilla ja rajatuilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on roolinsa puolesta oikeus käsitellä tietoja. Mahdolliset fyysiset tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Pääsy henkilötietoihisi on sisäisesti rajoitettu sähköisellä ja fyysisellä kuluvalvonnalla sekä eri järjestelmien käyttöoikeuksien myöntämistä ja valvontaa koskevien käytäntöjen avulla.

7. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti (esimerkiksi algoritmin toimesta) ihmisen osallistumatta päätöksentekoon. Henkilötietojesi käsittely ei sisällä automaattista päätöstentekoa eikä profilointia.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käsittelylle määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei laki velvoita säilyttämään niitä pidemmän aikaa.

Säilytysajan päätyttyä tiedot joko poistetaan käyttäjien tiedoista, varmuuskopioista ja järjestelmän taustatiedoista, tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa. Manuaaliset tiedot poistetaan tietoturvallisesti määritetyn poistoprosessin mukaisesti. Tietojen poistosta huolehtivat nimetyt vastuuhenkilöt Momentouksen käytänteiden mukaisesti.

Säilytämme henkilötietojasi seuraavasti:

Toimeksiantoon osallistuvan henkilön tietoja säilytetään enintään kaksi (2) vuotta palvelun toteuttamispäivästä.
Asiakasyritysten edustajien henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Mikäli suorahakuehdokas tulee valituksi asiakasyrityksen tehtävään, säilytämme tietoa henkilön nimestä, yrityksestä ja tehtävänimikkeestä Momentouksen sopimusvelvoitteiden mukaisesti niin kauan kun henkilö on kyseisen yrityksen palveluksessa, kuitenkin enintään viiden (5) vuoden ajan.
Tietoa lakisääteisestä soveltuvuudesta tehtävään säilytetään lainsäädännön mukaisesti 10 vuoden ajan.

9. Mitä oikeuksia sinulla on?

9.1. Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä

Sinulla on oikeus saada meiltä tietoja henkilötietojesi käsittelystä tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, mahdollisimman helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Tämän selosteen tavoitteena onkin toteuttaa oikeutesi tiedonsaantiin ja auttaa sinua mahdollisimman hyvin ymmärtämään miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi. Mikäli et selosteen perusteella saa selvyyttä johonkin kysymykseesi, voit ottaa yhteyttä kohdan ”Yhteystiedot” mukaisesti.

9.2. Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää ja saada jäljennös käsittelemistämme henkilötiedoista. Ohjeet tietopyynnön tekemiseksi löytyvät seuraavasta kappaleesta ”Miten voit käyttää oikeuksiasi?”

9.3. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus halutessasi saada sellaiset henkilötietosi, jotka olet itse meille toimittanut, siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle (kuten työnantajalle) yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Tällainen oikeus on olemassa silloin, kun käsittelemme mainittuja tietoja suostumuksesi tai sopimuksen perusteella ja käsittely on luonteeltaan automaattista (digitaalista).

9.4. Oikeus oikaista tietoja

Tavoitteenamme on pitää henkilötietosi ajan tasalla ja poistaa tai täydentää virheelliset, puutteelliset tai epätarkat henkilötiedot tarvittaessa viivytyksettä. Myös sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot, tai täydennämme tietojasi, jotka ovat jääneet puutteellisiksi.

9.5. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain

suostumuksellasi
oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus on olemassa seuraavissa tilanteissa:

Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa paikkansapitävyysasia selvitetään.
Käsittely on lainvastaista, mutta et halua poistaa tietojasi.
Emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja ja poistaisimme ne muuten, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Olet vastustanut rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja odotetaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut.

9.6. Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos

voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinut etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kun tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, voit kuitenkin aina vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja. Vastustamisen jälkeen tietoja ei saa enää käsitellä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

9.7. Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus ”tulla unohdetuksi”, eli saada jotkut käsittelemämme henkilötiedot kokonaan poistetuksi. Näin on yleensä esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi; jos henkilötietojen käsittely on alun perinkin ollut lainvastaista tai mikäli sinänsä aiheellisesti kerättyjä henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tai muuhunkaan hyväksyttävään tarkoitukseen (esim. lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja).

9.8. Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa käsittelemme tietojasi sinun antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla, on sinulla oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, ei henkilötietojesi käsittelyä tai säilyttämistä enää jatketa, ellei jokin muu oikeusperuste (kuten vaikkapa lakisääteinen velvoite) edellytä käsittelyn jatkamista. Voit esimerkiksi peruuttaa suostumuksesi uutiskirjeen tilaamiseen viestissä olevalla ”peru tilaus” toiminnolla.

9.9. Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot, että rikomme sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi tilanteessa, jossa tässä selosteessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomen tietosuojaa koskevana valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

10. Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi tai haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä; yhteystiedot löytyvät tämän selosteen lopusta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta; tietyissä lain määrittämissä poikkeustapauksissa (esimerkiksi mikäli pyydät tiedoistasi useita kopioita) saatamme pyytää sinulta etukäteen pyynnön toteuttamisen kustannuksia vastaavan maksun.

Vastaamme kaikkiin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä (viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta) ja kerromme mihin toimenpiteisiin olemme pyyntösi johdosta ryhtyneet. Mikäli jostain syystä joudumme kieltäytymään pyynnöstäsi, ilmoitamme myös kieltäytymisestä ja sen perusteista viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Mikäli pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, saatamme joskus tarvita käsittelyyn lisäaikaa (korkeintaan 2 kk). Ilmoitamme tällöin lisäajan tarpeesta ja perusteista viimeistään 1 kk:n kuluttua pyynnön tekemisestä.

Mikäli haluat tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, löydät lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta. https://tietosuoja.fi/ilmoitus…

11. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä tarkoittaa sitä tahoa, joka määrittää miten ja miksi henkilötietoja käsitellään. Momentous määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot itse, ja on näin ollen näiden henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Momentous Oy
 Y-tunnus 2443137-4
 Mannerheiminaukio 1 A, 00100 Helsinki
privacy@momentous.fi

Momentous on osa Bravedo-konsernia.

12. Päivitykset selosteeseen

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi. Tarvittaessa voimme myös ilmoittaa muutoksista suoraan sinulle.