Koronakriisi vyörytti yrityksiin poikkeustilan

Maailmanlaajuinen pandemia muutti suomalaisten talousnäkymät ja yritysten toimintaympäristön lähes silmänräpäyksessä.

Perheyritysten liiton maaliskuun puolivälissä tekemässä kyselyssä selvisi, että kevät 2020 on yrityksissä todellakin poikkeustilan aikaa: epidemia ja sen hillitsemiseksi asetetut toimet ovat jo vaikuttaneet vastaajista valtaosan maksuvalmiuteen negatiivisesti. Toimintaa on jouduttu sopeuttamaan nopeasti ja toimet koskevat valtaosaa henkilöstöstä jopa 40 %:ssä vastaajayrityksistä.

Eikä kyse ole pelkästään taloudellisesta tai henkilöstöä koskevasta poikkeustilanteesta. Niin omistajat, johto kuin henkilöstökin kaipaavat empatiaa ja apua kontrollin tunteen saavuttamiseen nyt, kun näkymä tulevaisuuteen on vähintäänkin sumuinen.

Kuten eräs osallistuja kommentoi: “Empatia ja jatkuva, avoin viestintä on vaikeaa, kun tilanne muuttuu koko ajan”.

Tähän tunteeseen ja tilanteeseen halusimme webinaarilla osaltamme tuoda apua.

Poikkeustilanne vaatii tehokasta priorisointia ja kriisijohtamista

Kriisitilanteen iskiessä tärkeintä on muodostaa tilannekuva, jonka kehitystä ja vaikutuksia yrityksen toimintaan pystytään seuraamaan.

Tilannekuvan muodostamisessa auttavat kolme kriittistä kysymystä:

1. Mitkä ovat kolme tärkeintä tavoitettamme tilanteessa?
2. Mikä on niiden prioriteettijärjestys?
3. Miten seuraan tavoitteiden toteutumista?

Kriisin johtamiseen on viisasta kiinnittää 5-7 henkilön ryhmä, jolla on edellytykset ja valmius tehdä nopeita päätöksiä ja viestiä koko yrityksen henkilöstölle.

Poikkeustilanteen ajan kannattaa tilannekokoukset pitää päivittäin, jotta jatkuvasti muuttuva tilannekuva pysyy ajan tasalla ja päivittäinen viestintä onnistuu.

Poikkeustilanteen psykologia: pois “taistele tai pakene” -tilasta

Yllättävässä, uhkaavassa tilanteessa ihmisaivot asettuvat “taistele tai pakene” -tilaan. Ajattelu kapenee, yhteistyötaidot heikkenevät ja tilan jatkuessa on tilannekuvaa on vaikea hahmottaa. Tilan seurauksena johtajan toiminta voi näyttää epäjohdonmukaiselta. Se taas on omiaan nakertamaan työyhteisön turvallisuuden tunnetta, sillä poikkeustilanteessa johtaja on aina suurennuslasin alla.

Vaikeassa tilanteessa johtajan tulisi näyttäytyä normaaliakin koostuneempana ja rauhallisempana, jotta yhteisö ympärillä pystyisi toimimaan. Siksi on tärkeää tunnistaa keinot, joilla johtaja saa laajan ongelmanratkaisun sekä henkisen joustavuuden kannalta tärkeän etuaivolohkonsa käyttöön.

Muutostilanteessa auttaa keskittyminen: rutiinit ja tietoisuus siitä, mihin ajattelua kohdistetaan. Mikä on juuri tässä tilanteessa tärkeää? Onko työpöydällä asioita, joihin ei voi vaikuttaa, ja voisiko ne jättää kriisin ajaksi jollain tapaa sivuun? Sanonta “se vahvistuu, mihin keskittyy” pitää paikkansa etenkin haastavissa kriisitilanteissa, joissa ihmisen käsiteltävänä on paljon.

Ihmisaivot pyrkivät selkeyteen, joten kriisitilanteen mukanaan tuoma hullunmylly haastaa aivoja. Sekavuuden tunnetta voi helpottaa esim. kirjoittamalla ajatuksiaan ylös tai nimeämällä tunteitaan; usein tunteen intensiteetti myös laskee, kun tunteesta puhuu ääneen.

Ulkopuolinen sparraus on suuri apu tunteiden sanoittamiseen ja käsittelyyn sekä ajattelun jäsentämiseen. Keskustelukumppaniksi sopii ammattilainen, ystävä tai samantyyppisiä asioita läpikäynyt kollega tai mentori.

Onnistunut poikkeustilajohtaminen tukee henkilöstön hyvinvointia

Stressaavassa tilanteessa ihmisen on usein vaikea tarttua työntekoon. Ajatukset harhailevat ja huoli on arjessa läsnä. Normaalitilanteissa motivaatiopsykologian opit pätevät, mutta mitä haastavampi kriisi, sen enemmän tarvitaan johdon ohjausta, priorisointia ja selkeitä ohjeita, oman työn vapaan suunnittelun sijaan.

Johtajan täytyy tarjota työyhteisölle näkymä lähitulevaisuuteen ja keinot, joilla sinne todennäköisimmin päästään. Vaikeissa kriiseissä pitemmän aikavälin näkymät ovat todennäköisesti epäselviä myös johdolle – siksi lyhyen aikavälin tavoitteet ja toiminta on kriisitilanteessa tärkeää.

Henkilöstön kannalta tärkeimpiä kriisijohtamisen toimia ovat:

• Aktiivinen, riittävän tiheä viestintä. Viestintä vaatii kuitenkin rakennetta siten, että henkilöstö ei elä jatkuvassa infotulvassa.
• Empatia ja aito läsnäolo. Kysymyksille ja huolille täytyy järjestää aikaa ja ne täytyy ottaa vastaan ymmärtäväisesti – jokainen huoli on kokijalleen todellinen.
• Yhteenkuuluvuuden tunteen rakentaminen ja vaaliminen. Etenkin tässä uudessa arjessa yhteiset hetket, etänä tai muilla turvallisilla järjestelyillä, rakentavat tunnetta siitä, että olemme kaikki yhdessä tässä samassa myrskyssä.

On myös muistettava, että olemme ihmisinä erilaisia ja reagoimme eri tavoin. Kriisin käsittelyvaiheet ja niiden läpimenoon tarvittava aika ovat myös hyvin erilaisia: siinä, missä joku on jo menossa reippaasti eteenpäin, on toisilla käynnissä vielä järkytys- tai kieltämisvaihe.

Poikkeusolot vaativat johtajilta ja esihenkilöiltä myös sallivuutta: käytös, joka normaalioloissa on työpaikalle liian tunnepitoista, voi poikkeusoloissa olla hyväksyttävää. Tärkeää on, että hankalissa olosuhteissa ihmisillä on mahdollisuus tunteidensa ilmaisuun ja turhautumisen purkamiseen.

Vastuullinen sopeuttaminen varmistaa yrityksen toimintakyvyn

Poikkeustilanteissa onnistuneet yritykset ovat useimmiten aloittaneet skenaariotyön heti, kun ensimmäinen tilannekuva on näkyvissä. Pahimman mahdollisen skenaarion muodostaminen ja läpikäynti kannattaa priorisoida, jotta johto pystyy varautumaan sen edellyttämiin toimiin.

Pahin skenaario on usein se, että kysyntä ja yrityksen tekemät kaupat loppuvat kokonaan. Käytännössähän tästä seuraa YT-menettely, jonka lopputuloksen henkilöstöä joudutaan lomauttamaan, pahimmassa tapauksessa myös irtisanomaan.

Näin vahvojen sopeutustoimien suunnittelussa ja toteutuksessa johtoajatuksena täytyy pitää vastuullisuutta. Toimet tulee viedä läpi paitsi lainmukaisesti myös oikeudenmukaisuuden tunnetta lisäävästi, esimiehille tukea tarjoten ja mahdollisimman avoimesti viestien. Uudelleenkouluttautumisen ja -työllistymisen suunnittelu on irtisanomistapauksissa tärkeää.

YT-menettelyn lisäksi sopeuttamistoimiin kuuluvat myös yrityksen tarjoaman tarkastelu suhteessa tilanteeseen; voidaanko painopistettä kääntää nopeasti tuotteisiin tai palveluihin, joille on kriisin keskellä kysyntää. Tämäntyyppinen skenaariointi auttaa tavoitteiden ja suunnan rakentamisessa.

Lopuksi: johtaja, keskity kriisissä näihin

1. Fokusointi on todella tärkeää. Tilannekuvan muodostamisessa käytettävät kolme kysymystä näyttävät päällepäin helpoilta, mutta ovat todellisuudessa äärettömän vaikeita vastattavia. Juuri siksi johdon tuleekin palata niihin päivittäin.
2. Priorisointi ja aikajänteen määrittäminen. Poikkeustilanteessa täytyy ottaa tarkasteluun horisontti, jossa pystyy toimimaan. Kriisijohdon on toimittava päivittäin ja samalla muistettava, että johto on pureksinut asiaa usein jo pitkään siinä vaiheessa, kun muu organisaatio kohtaa asiat ensimmäistä kertaa.
3. Läsnäolo JA omasta jaksamisesta huolehtiminen. Empaattinen ja samanaikaisesti jämäkkä läsnäolo auttaa henkilöstöä toimimaan kriisin keskellä. Johtajan täytyy kuitenkin huolehtia myös siitä, että hänellä itsellään on keskusteluapua saatavilla ja että mm. yöunet eivät pakene kokonaan.

Momentous järjesti 3.4.2020 Poikkeustilanteiden tukipalvelut -Q&A -webinaarin yhdessä Perheyritysten liiton kanssa. Asiantuntijatiimimme kävi läpi poikkeus- ja kriisitilanteiden johtamista yritysten omistajien ja toimivan johdon kanssa neljästä eri näkökulmasta: johtaminen ja tilannekuvan muodostaminen poikkeustilanteessa, poikkeustilanteen psykologia, henkilöstön hyvinvointi ja toiminnan sopeuttaminen. Tämä artikkeli on kooste webinaarin teemoista ja siellä heränneistä keskusteluista.

Kaipaatko kokenutta asiantuntija-apua tai tukea poikkeustilan johtamiseen, henkilöstön hyvinvointiin tai yritystoiminnan sopeuttamiseen? Ota meihin yhteyttä.